Definisi Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (SISDM)
Sumber daya manusia menurut Gomes
(2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua
orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya manusia menurut
Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang
dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi
mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human
resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human
resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC
leod : 44)
HRIS merupakan sistem informasi
untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi
ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya
menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber
daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah
bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai
suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise
resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul
kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan
hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang
pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga
lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya
manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan
dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti,
M.Pd, APU ).
Sistem informasi sumber daya
manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata
laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Dalam sistem informasi sumber
daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain :
Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya
manusia digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih strategis dan berhubungan
dengan perencanaan sumber daya manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem
informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis
dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber
daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan
yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji
terakhir. Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber
daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain : Informasi
apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam
organisasi? Apa kegunaan informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan informasi
tersebut? Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada
: Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan
Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan
dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam
penggunaan internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran
professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan
ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang beroperasi
melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan internet
yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal
diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang
diperpanjang. (Website Resmi | Dinas Kesehatan Kab Bone Bolango | Provinsi
Gorontalo. Wednesday, 28 May 2008)
Karakteristik informasi yang
dipersiapakan
dalam
Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1.
Timely (tepat waktu)
2.
Accurate (akurat)
3.
Concise (ringkas)
4.
Relevant (relevan)
5.
Complete (lengkap)
Manajer
dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas
dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
Fungsi
Sistem Sumber Daya Manusia dan Penempatannya
Fungsi
sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya
manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.
Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang
berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya
manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
.
Gambar
1.1 Fungsi Sumber Daya Manusia Memudahkan Arus Sumber Daya Personil
Evolusi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem personalia awal
menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen
personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file
dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched
Card. Saat komputer menggantikan mesinPunched Card , data
pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
Pengaruh
Peraturan Pemerintah
Rangsangan untuk menaikkan status
data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal
Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health
Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang
diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk
menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pwlaporan yang meningkat
tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai
mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia
berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem
baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama
dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
Pengaruh
dari Komputer Mikro
Saat komputer mikro muncul, SDM
mulsi memasangnya dalam areanya. Beberap digunakan secara berdiri sendiri (Stand
Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa
dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi
SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka
sendiri.
Komponen
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen
sistem informasi sumber daya manusia terdiri dari sistem input dan output
sumber daya manusia, serta database sumber daya manusia.
|
| |
1.
Sistem input sumber daya manusia
Sistem
ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal
dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
1.
Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu :
a.
Data keuangan yag dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem
Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non
keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan,
pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA
menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM
dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.
b.
Data sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh melalui penelitian SDM.
Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:
a)
Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan
tersedia. Mungkin seseorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen
puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke
jabatan itu,
b)
Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari
setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan
mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan,
c)
Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini
umumnya diperoleh malalui observasi dan wawancara langsung dengan responden
survey daftar pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang diperoleh
dari studi suksesi, harapan karyawan, job analysis, kebutuhan tenaga
kerja, identiikasi pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk
pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan sebagainya.
2.
Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data.
Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini
meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat
keuangan dan Pesaing.
a.
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b.
Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan
serkat pekerja. Data pemerintah berupa aturan-aturan pemerintah tentang
ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional dan tunjangan hari raya. Sumber
data lulusan universitas dapat dilakukan dengan menghubungkan system informasi
SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang ada. Sumber data bursa
tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja.
d.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
e.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan
pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering
terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
2.
Sistem output sumber daya manusia
a.
Bentuk dasar Output
Pemakai
HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban
atas database queries. Model matematika digunakan dalam
beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.
b.
Perangkat lunak HRIS
Perangkat
lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap
pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang
dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom)
yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada
oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi
oleh perusahaan luar.
Enam
macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi
sumber daya manusia, yaitu;
a.
Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, merupakan yang dibutuhkan
oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Tabel di
bawah ini mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah
perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah
perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi tersebut, angka pada bagian
bawah tabel menunjukkan persentase perusahaan yang memiliki aplikasi operasional.
Persentase ini memberikan petunjuk popularitas relatif dari subsistem. Semua
subsistem output akan mengikuti format tabel seperti ini
Tabel 1 Jumlah Perusahaan yang
Menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja
|
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Pembuatan
Bagan Organisas
|
238
|
58
|
|
Peramalan
Gaji
|
237
|
47
|
|
Analisis/evaluasi
Jabatan
|
176
|
66
|
|
Perencanaan6861pemodelan
kerja
|
66
|
29
|
|
Total
|
785
|
261
|
Persentase aplikasi yang sedang
digunakan : 75
Dari
tabel diatas, kita dapat melihat bahwa aplikasi perencanaan angkatan kerja yang
paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis
atau evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis
atau evaluasi kerjam perencanan dan pembuatan bagan organisasi. Dari semua
aplikasi, dua yang paling sedikit diperhatikan, perencanaan dan pemodelan
angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi perencanaan angkatan kerja. Penggunaan
kedua hal ini yang rendah secaara relatif menunjukkan bahwa masih banyak tempat
untuk pengembangan aplikasi dalam subsistem ini.
b.
Informasi tentang pengadan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal dan internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga
kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. Tabel di
bawah ini mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah
aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, merupakan subsistem output
terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif dan juga
merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum
mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian
internal untuk menemukan calaon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha
perusahaan untuk mengisi lowogan kerja lebih difokuskan pada lingkungan
daripada pegawai yang ada.
Tabel 2 Jumlah Perusahaan yang
Menggunakan Aplikasi Perekrutan
|
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Penelusuran
Pelamar
|
235
|
98
|
|
Pencarian
internal
|
111
|
56
|
|
Total
|
346
|
154
|
Persentase aplikasi yang sedang
digunakan: 69
c.
Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi.
Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau
evalusi kerja, avaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi,
kedisiplinan. Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar,
dengan tujuh aplikasi terdaftar pada tabel di bawah ini. Namun dalam hal
persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan
terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini.
Angka-angka “ sedang digunakan” jelaslah bahwa hanya penilaian kerja dan
pelatihan yang mendapat dukungan kuat.namun, terdapat cukup usaha
pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/
kompetensi, pelatihan dan suksesi.
Tabel 3 Jumlah Perusahaan yang
Menggunakan Aplikasi Angkatan Kerja
|
Nama
aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Penilaian
Kinerja
|
244
|
60
|
|
Pelatihan
|
216
|
102
|
|
Pengendalian
Posisi
|
177
|
108
|
|
Relokasi
|
121
|
33
|
|
Keahlian/
kompetensi
|
115
|
107
|
|
Suksesi
|
110
|
102
|
|
Pendisiplinan
|
63
|
39
|
|
Total
|
1.046
|
551
|
Persentase aplikasi yang sedang
digunakan : 65
d.
Informasi-informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian
dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. Tiga subsistem terakhir
menunjukkan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam aplikasi dan
persentase penggunaan sekitar 80 %. Aplikasi kompensasi telah dicapai pada
tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel di bawah ini. Aplikasi
peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain
– di 404 dari 503 perusahaan HRSP. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat
penerapan yang tinggi. Kehadiran satu-satunya area yang paling besar usaha
pengembangannya. Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini
adalah mereka mudah diterapkan. Mereka semua berbau “gaji” dan gaji mungkin
merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Walau SDM telah
menyerahkan gaji pada SIA di banyak perusahaan, jelaslah bahwa banyak pemrosesan
yang masih dilakukan.
Tabel 4 Jumlah Perusahaan yang
menggunakan Aplikasi Kompensasi
|
Nama
Aplikasi
|
Sedang
Digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Peningkatan
Penghargaan
|
404
|
36
|
|
Gaji
|
389
|
21
|
|
Kompensasi
Eksekutif
|
273
|
39
|
|
Insentif
Bonus
|
230
|
31
|
|
Kehadiran
|
191
|
69
|
|
Total
|
1.487
|
196
|
Persentase aplikasi yang sedang
digunakan : 88
e.
Informasi-informasi tentang benefit yang diterima oleh
karyawan. Benefit berbeda dengan komepensasi. Kompensasi lebih insentif yang
dihubungkan dengan kinerja karyawanya, sedangkanbenefit lebih ke
manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. Pensiun
diperusahaan dapat berupa defined contribution (perusahaan member kontribusi
misalnya menambah 10% dari gaji untuk tambahan pensiun diberikan langsung ke
karyawan), defined benefit (perusahaan menyediakan dana tiap
bulannya disimpan di dana pensiun dan akan diterima karyawan jka mereka
pensiun) atau profit sharing (karyawan menerima persentasi
dari laba perusahaan) Aplikasi benefit telah diterapkan dalam skala besar,
dengan enam aplikasi terpisah dan 84% tingkat penggunaan. Tabel berikut
menggambarkan jumlah perusahaan yang sangat bergantung pada unit SDM untuk
menyediakan paket benefit yang baik bagi pemakai yang masih
bekerja maupun yang telah pensiun.
Tabel 5 Jumlah Perusahaan yang
Menggunakan Aplikasi Benefit
|
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Defined
contribution
|
275
|
28
|
|
Defined
Benefits
|
270
|
47
|
|
Benefit
Statement
|
234
|
57
|
|
Flexilble
Benefits
|
195
|
55
|
|
Pembelian
Saham
|
149
|
16
|
|
Pemrosesan
Klaim
|
88
|
11
|
|
Total
|
1.211
|
224
|
Persentase
aplikasi sedang digunakan : 84
f.
Informasi-informasi tentang lingkungan kerja. Informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya. Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, pelaporan
kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel berikut
menunjukkan dua aplikasi EEO (Equal Employement Opportunity) yang
diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan
langsung untuk pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Tabel 6 Jumlah Perusahaan yang
Menggunakan Aplikasi Pelaporan Lingkungan
|
Nama
Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
|
Catatan
EEO
|
402
|
43
|
|
Analisis
EEO
|
352
|
47
|
|
Peningkatan
Serikat Pekerja
|
165
|
13
|
|
Catatan
Kesehatan
|
102
|
41
|
|
Catatan
Beracun
|
80
|
32
|
|
Keluhan
|
66
|
31
|
|
Total
|
1.167
|
207
|
Persentase aplikasi yang sedang
digunakan: 85
3.
Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Meningkatnya
kerumitan masakah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya
peraturan pemerintah fan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data
dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer ,
tersedia beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan
data.
1.
Isi database
HRIS
dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi
dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi
sumber daya manusia dalam beberapa cara.
a.
Data pegawai,kebanyakan database berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91,
data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap
peagawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
b.
Data non-pegawai, ketika diminta untk menjelaskan data non-pegawai dalam
database mereka, 8% responden HRSPmengidentifikasikan data yang menjelaskan
organsisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan
universitas, serikat pekerja dan pemerintah. Juga diidentifikasikan data yang
menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang
masih bertahan.
2.
Lokasi database
Dalam
perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lai, dan diluar
pusat pelayanan.
3.
Perangkat lunak manajemen
Unit
HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola database
HRIS mereka. Pada tabel di bawah ini mendaftarkan DBMS yang populer, seperti
yang dilaporkan pada peneitian HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di
mainframe, dan popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh
sistem besar seperti pada HRIS. Walau IMS merupakan salah satu DBMS pertama,
IMS tetap populer karena kemampuannya menangani data berjumlah besar. FOCUS
digunakan lebih untuk pengambilan data daripada manajemen data. DB2 merupakan
database relasional mendapat dukungan diakhir 1980-an, dBAse adalah sistem
berbasi komputer mikro yang paling populer. 194 sistem yang terdapat kategori
”lain-lain” menunjukkan beragamnya jenis perangkat lunak database yang dipilih
oleh SDM untuk digunakan
4.
Database
Data
dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.
Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9%), diikuti oleh
non-manajer diluar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer diluar
SDM (7,8%). Pemasukkan data dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan
oleh sekitar 24,2% perusahaan.
File-file
basis data sumber daya dibentuk oleh tiga sumber input yaitu data eksternal
sumber daya manusia, data internal riset sumber daya manusia dan data internal
keuangan sumber daya manusia (dari system informasi akuntansi) sebagai berikut
|
Nama
file basis data
sumber
daya manusia
|
Sumber
data
|
|
Peraturan
pemerintah
Kontrak
serikat pekerja
Lulusan
universitas
Bursa
tenaga kerja
Keluhan
karyawan
Pengetahuan
& keahlian
Harapan
karyawan
Analisis
pekerjaan
Data
kaaryawan
Daftar
gaji
penerimaan
gaji
piutang
karyawan
|
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Eksternal
(intelligent)
Riset
produksi
Riset
produksi
Riset
produksi
Riset
produksi
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
System
informasi akuntansi-siklus penggajian
|
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia(Human Resource Information system atau HRIS)
merupakan suatu sistem yang dimilki oleh perusahaan ntuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut
menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Bagi
perusahaan yang memiliki unit HRIS Formal, unit ini berada pada berbagai
tempat. Kebanyakan unit (73 %) berada di SDM, tetapi sbagian (8,4 %) merupakan
bagian dari jasa informasi, sebagian (1,8 %) berada di bagian gaji dari
departemen akuntansi , dan sebagian (4,9%) ditempatkan di luar perusahaan
seperti diorganisasi jasa dan outsourcers.
Pengaturan
yang paling populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%)
tapi ada kaemungkinan yang lain. Di beberapa perusahaan, HRIS merupsksn subunit
dari kelompok SDM lsin seperti kompensasi dan tunjangan (20,1%)atau perencanaan
SDM (2,5%).
Pemakai
Informasi Sumber Daya Manusia
Pemakai
system informasi sumber daya manusia adalah manajer-manajer yang berada didalam
fungsi ini dan manajer yang membutuhkan keenam kelompok informasi yang
dihasilkan oleh SIMSDM.
|
Pemakai
sistem
|
Perencanaan
|
Rekruitmen
|
Pengelolaan
|
Kompensasi
|
Benefit
|
Lingkungan
|
|
Manajer
SDM
Eksekutif
lainnya
Manajer
kompensasi/benefit
Manajer
perencanaan SDM
Manajer
hubungan karyawan
Manajer
rekruitmen & seleksi
Manajer
pelatihan
Manajer
akuntansi
Manajer
penggajian
Manajer
lainnya
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
X
|
X
X
X
X
X
|
Bagaimana
manajer menggunakan HRIS
HRIS
serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian
manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer berminat pada sumber daya
uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Tabel
di bawah ini mengidentifikasi para pemakai HRIS. Direktur SDM menggunakan
informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer
EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain diseluruh perusahaan. Manajer unit-unit
di dalam SDm memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan
dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik
pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga
memiliki khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena
dampak dari progran kompensasi dan benefit pada status
keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi
berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di
seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.
Model
Sumber Daya Manusia
Beberapa
model digunakan di sistem informasi sumber daya manusia seperti misalnya model
matematis untuk menghitung gaji, menghitung bonus, menentukan kompensasi,
menetukan besarnya benefit. Model perhitungan merupakan model yang paling
sederhana, yaitu gaji tiap karyawan dihitung berupa gaji pokok ditambah gaji
variable (misalnya tarif per jam variable dikalikan jam kerja) ditambah
tunjangan-tunjangan. Model kompensasi bervariasi dari yang sederhana samapai
yang rumit. Yang paling sederhana misalnya adalah kompensasi salesman. Jika
dapat menjual lebih besar dari 10 unit, maka kelebuhan dari 10 unit mendapat
kompensasi 20 % dari harga barangnya. Sehingga besarnya kompensasi adalah (unit
dijual – 10 ) *0.2* harga barang yang dapat ditulis berupa model deprogram
computer sebagai berikut
Kompensasi
= abs (unitjual – 10 ) *0.2*harga
Model
kompensasi yang rumit misalnya adalah model kompensasi yang disebut
dengan inducing scheme. Model benefit juga bervariasi dari yang
sederhana, yaitu defined contribution dan profit sharing sampai yang rumit
seperti di definet benefit (menggunakan konsep nilai sekarang)
Kegiatan
utama SDM
SDM
mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan
yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung
jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu;
1)
Perekrutan & penerimaan. SDM membantu membawa pegawai baru kedalam
perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran., member tahukan
posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan
wawancarapemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian
bagi para pegawai. SDM sellu mengikuti perkembangan terakhir dalam pemerintah
yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
2)
Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai. Contohnya, staf SDM dpat membantu analis sistem dalam melatih pemakai
selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.
3)
Manajemen Data
SDM
menyimpan database yang berhubungan dengan pemakai dan memproses data untuk
memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4)
Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Ketika
pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang
melakukan wawancara keluar. Salah datu tujuan wawancara ini untuk belajar
bagaimana perusahan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya
di masa yang akan datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Saat
pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh
manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi
pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.
Manajemen
sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya
manusia di perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang
sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang
dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah;
1.
Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya
manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan
melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada
diperusahaan saat ini seperti;
a.
Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang
ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.
b.
Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam
pelaksanaa sumber daya manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a)
Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis dan
tingkat keahlian SDM yang diperlukan
b)
Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa
mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung
dengan organisasi.
c)
Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan
kebutuhan dimasa datang.
d)
Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan
organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.
2.
Penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM
yang sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya
dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut
dan mencari kekapus-kampus.
3.
Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi
yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview,
berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang
dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang
sesuai denga rencana yang telah ditentukan.
4.
Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru
diterima agar secara harus dapat beradaptasi dengan lingkungan intern
organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta
tanggung jawab yang diembanny.
5.
Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk
meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya
secara efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk
mempromosikan SDM tersebut.
6.
Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan
antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang
telah ditentukan.
7.
Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai
SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik
akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya
sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya,
dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
Strategi
mempersiapkan SDM
Struktur
dan SDM di era Teknologi dan Informasi
Sejak
teknologi computer dikembangkan sebagai penopang system informasi, telah lahir
sejumlah perubahan, mulai dari system bisnis,pola transaksi hingga struktur
pengorganisasian dan manajemen sumber daya manusia itu sendiri. Struktur
pengorganisasian yang sangat birokratis, dan pyramidal yang selama ini dibentuk
telah mulai bergeser menjadi tahapan birokrasi lebih flat. Artinya tahapan
birokrasi berkurang dan lebih sederhana.
Perkembangan
terakhir system jaringan yang telah memungkinkan terjadinya distribusi data dan
informasi dengan mobilitas tinggi, telah mengakibatkan praktek struktur
pengorganisasian SDM mengalami perubahan yang sangat besar, dimana pekerjaan
atau proses transaksi dapat didistribusikan dari berbagai terminal, namun data
tetap terintegrasi menjadi satu kesatuan. Dengan demikian, dalam mengerjakan
suatu pekerjaan, SDM tidak lagi terikat oleh tempat. Barangkali mereka
melakukan pemantauan atau pengendalian dari rumah atau dari computer notebook
yang dapat dibawa kemana saja.
Karir
dibidang teknologi informasi
Secara
umum karir dibidang teknologi informasi atau computer dapat dibedakan menjadi
sebagai berikut :
a)
Ahli S1 yaitu seorang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu program
atau system informasi. Ahli S1 ini dapat dikelompokan menjadi system analis dan
pemograman.
b)
Ahli ilmu computer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan system computer baik
software maupun hardware.
c)
Ahli hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dala merakit, menginstal, dan
melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan computer, termasuk
didalamnya jaringan computer dan internet.
d)
Operator, yaitu orang yang bertugas untuk mengoperasikan dan mengawasi system
computer dan S1 yang diimplementasikan didalam perusahaan. Disamping itu, ia
juga bertugas untuk memasukan data-data awal maupun data transaksi.
Persiapan
SDM
System
informasi berbasis TI tidak dapat diimplementasikan secara utuh tanpa dukungan
dari SDM, perusahaan dan pihak eksternal, seperti supplier dan konsumen sebagai
pengakses system. Oleh karena itu, dibutuhkan persiapan SDM secara baik dan
teritegrasi.
Tidak
mudah untuk mempersiapkan SDM internal perusahaan apalagi eksternal yang berada
diluar pengaruh langsung para pemimpin perusahaan. Untuk memulai persiapan bagi
SDM. Pimpinan perusahaan dapat menempuh bebrpa kebijakan sebagai berikut;
a)
Memperbarui system perekrutan staf, baik karakteristiknya, metode
penyaringannya, maupun media yang digunakan. Misalnya dengan memanfaatkan
internet untuk menerima surat lamaran.
b)
Menberikan pelatihan terhadap SDM internal yang telah ada dengan terlebih
dahulu melakukan sosialisasi dan motivasi bahwa penggunaan teknologi bukan
untuk menggusur atau memperberat pekerjaan mereka. Melainkan untuk mempermudah
dan meningktkan daya saing.
c)
Sementara bagi SDM eksternal, perusahaan dapat melakukan sosialisasi melalui
media-media cetak atau surat-surat yang intinya memperkenalkan SI berbasis TI
yang diterapkan dan bagaimana mengoperasikanya.
Evaluasi
SDM
Proses
evaluasi SDM merupakan bagian dari MSDM. Tujuan evaluasi adalah untuk melihat
efektivitas proses MSDM. Khuhsnya dalam hal ini adalah evaluasi terhadap
kemampuan untuk beradapatasi terhadap teknologi yang diimplementasikan terhadap
perusahaan.
Bagi
SDM internal, penilaian tersebut dapat meliputi kemampuan untuk memahami dan
keberaniannya dalam mengoprasikan teknologi itu, serta sejauh mana mereka
memanfaatkan dan mengoksplorasi teknologi.
Sementara
itu, bagi SDM eksternal penilaian dapat meliputi kemampuannya untuk memahami
dan keberaniannya untuk menggunakan teknologi baik dalam melakukan transaksi
maupun memasukan data-data penting lainnya.
Soal
1.
Seberapa besar pengaruh sistem informasi sumber daya manusia terhadap
perkembangan sebuah perusahaan?
2.
Ketika di suatu wilayah bermunculan perusahaan-perusahaan keluarga sehingga
cenderung terjadi nepotisme, apa yang akan terjadi pada sistem informasi
manajemen sedangkan perekrutan karyawan hanya didasarkan atas silsilah
keluarga?
3.
Saat ini sumber daya manusia di Indonesia tergolong kurang produktif jika
dilihat dari kemampuan ekonomi Indonesia, apa sebenarnya yang mengakibatkan
minimnya SDM berkualitas di negara ini?
4.
Menurut kalian kriteria seorang manajer yang baik dalam hal ini mampu turut
serta meningkatkan omset di sebuah perusahaan?
5.
Diantara seorang manajer dengan karyawan tentu harus ada hubungan yang baik
sehingga terjalin komunikasi dan sinkronisasi sebagai relasi dan rekan kerja,
akan tetapi ketika profesionalisme mulai luntur, tindakan apa yang sebaiknya
diambil agar SDM tetap berkualitas?
6.
Dalam tugas dan tanggung jawabnya divisi SDM di sebuah perusahaan wajib
melakukan pendidikan dan pelatihan kepada karyawannya, bentuk pendidikan dan
pelatiha seperti apa yang efektif yang dapat meningkatkan kualitas SDM, berikan
contohnya!
7.
Ketika sistem informasi SDM di sebuah perusahaan tidak transparansi lagi, apa
yang harus dilakukan oleh pihak pemakai eksternal agar tidak terjadi
kecurangan?
8.
Kebanyakan orang Indonesia akan bekerja ketika diperintah dan diiming-imingi
keuntungan atau kepentingan, apa solusi untuk mengatasi masalah watak dan
mental seperti yang tersebut diatas?
9.
Dalam sistem informasi sumber daya manusia terdapat kegiatan utama salah
satunya manajemen data khususnya manajemen data yang berhubungan dengan SDM.
Menurut analisis kalian, manajemen yang seperti apa yang mampu memproteksi data
SDM yang ada pada perusahaan!
10.
Sebuah perusahaan yang besar tentu memiliki sistem informasi yang besar pula
termasuk sistem informasi SDM, bagaimana jadinya apabila perusahaan tersebut
berjalan tanpa sistem informasi manajemen?
Sumber
Bacaan
HM, Jogiyanto.2005.Sistem
Teknologi Informasi.Yogyakarta:ANDI
REFERENSI KEDUA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar